Au-delà de l’aventure, l’Argentina Trophy constitue avant tout un projet qui se construit tout au long de l’année. Il nécessite une préparation assidue et demande une véritable organisation. En effet, participer au raid représente un projet ambitieux et formateur pour tous les participants se lançant dans l’aventure de leur vie.

Préparer le raid représente une réelle opportunité car il nécessite une véritable gestion de projet qui permet aux participants de professionnaliser leur aventure et ainsi ajouter une  valorisation à leur expérience.

Tout commence par la gestion administrative : la création de leur association marque une étape importante qui a pour but de légitimer leurs différentes actions. Ils doivent ainsi trouver le nom de l’association, créer les statuts afin de constituer un dossier à transmettre à la préfecture. De cette étape découle la création de leur compte bancaire afin d’approcher les futurs sponsors.

De plus, élaborer un budget constitue un point essentiel quant à la participation au raid. Il comprend différentes catégories, à savoir : les assurances, la communication, les fonds nécessaires pour le raid, etc. En effet les équipages sont amenés à gérer au quotidien leur budget et ainsi s’affairer soigneusement à leur comptabilité car le raid se prépare mais surtout, se budgétise.

Les Trophystes établissent donc un budget qui leur sert de référence à leur recherche de fonds. Ils sont donc amenés à constituer un dossier de partenariat afin de présenter leur projet et convaincre les entreprises de les suivre dans l’aventure. De ce fait les participants démarchent les entreprises et ainsi défendent leur stratégie commerciale. Être amené à prendre des rendez-vous, à négocier, à se confronter ainsi au monde professionnel  est un véritable apport pédagogique.

L’aspect commercial est donc très présent dans la préparation de cet évènement. Cependant d’autres éléments sont importants et formateurs tels que la communication par exemple. Cet outil est devenu de nos jours un atout et un enjeu essentiel pour la visibilité, qui est double à la fois pour les équipages avec la création de leur identité visuelle mais également pour la visibilité des partenaires équipages. Il est donc important de créer des supports de communication efficaces et cela passe notamment par la gestion des réseaux sociaux. En termes de communication les équipages peuvent également préparer un dossier de presse afin de sensibiliser le maximum de personnes.

Des évènements peuvent également être organisés comme des actions de communication ou pour la recherche de fonds. Les équipages commencent alors une gestion de projet à caractère  évènementiel.