Más allá de la aventura, la Argentina Trophy constituye ante todo un proyecto que se construye a lo largo de todo el año. Necesita de una preparación asidua y pide una verdadera organización. En efecto, participar al raid representa un proyecto ambicioso e instructivo para todos los estudiantes que se lanzan en la aventura de su vida.

Preparar el raid representa una auténtica oportunidad ya que necesita de una verdadera gestión de proyecto que permite a los estudiantes de profesionalizar su aventura y así añadir una valorización a su experiencia.

Todo empieza por la gestión administrativa: la creación de su asociación marca una etapa importante que tiene como objetivo legitimidad sus diferentes acciones. Deben así encontrar el nombre a la asociación, crear los estatutos con el fin de constituir un dossier para entregárselo a la delegación correspondiente. De esta etapa resulta la creación de su cuenta bancaria con el fin de acercarse a los futuros patrocinadores.

Además, elaborar un presupuesto constituye un punto esencial en cuanto a la participación del raid. Comprende las diferentes categorías, a saber: los seguros, la comunicación, los fondos necesarios para el raid, etc.  En efecto los equipos están llevados a gestionar día a día su presupuesto y así dedicarse detalladamente su contabilidad ya que el raid se prepara pero sobretodo se presupuesta.

Los Trofistas establecen así un presupuesto que les servirá de referencia a la hora de buscar los fondos. Están así llevado a constituir un dossier de colaboradores con el fin de presentar su proyecto y convencer a las empresas de seguirles en la aventura. Así los estudiantes captan las empresas y defienden su estrategia comercial. Tendrán que pedir citas, negociar, confrontarse así al mundo profesional es un verdadero aporte pedagógico.

El aspecto comercial esta así muy presente en la preparación de este evento. Sin embargo otros elementos son importantes e instructivos tales como la comunicación por ejemplo. Esta herramienta se ha vuelto una ventaja y un interés esencial para la visibilidad, la cual es doble, a la vez para los equipos con la creación de su identidad visual pero también para la visibilidad de los patrocinadores de los equipos. Es importante de este modo crear soportes de comunicación eficaces y se debe en general a la gestión de las redes sociales. En términos de comunicación los equipos pueden al igual preparar un dossier de prensa con el fin de sensibilizar al máximo de personas.

Eventos pueden al igual ser organizados como acciones de comunicación o para la búsqueda de fondos. Los equipos empiezan así una gestión, de proyecto a carácter de organización de eventos.